Como falei na Coluna do último mês, estou dedicando os próximos textos para compartilhar aprendizados da minha trajetória e falar sobre as habilidades que acredito serem essenciais para qualquer pessoa que queira se destacar na carreira. No último texto, falei sobre a importância de os líderes terem uma comunicação clara e objetiva para passarem as mensagens desejadas (disponível aqui). Hoje gostaria de trazer um tema tão relevante quanto, especialmente nos nossos dias atuais, em que temos que equilibrar tantos “pratos”: a gestão de tempo e de rotina.
Quando falamos de gestão de tempo, a palavra-chave é planejamento. Aqueles que já trabalharam comigo sabem que prezo por esse assunto em qualquer projeto, atividade ou tarefa – da mais simples à mais complexa. Todos os líderes precisam investir tempo e energia para planejar o que precisa ser feito, quando vai ser feito, por quem e qual a prioridade. E quando pensamos na nossa realidade atual, tirar esse tempo para planejar tem se tornado um desafio cada vez maior. Temos que gerenciar diversas ferramentas de comunicação corporativa: e-mails, grupos de projetos no whatsapp, conversas no teams, reuniões e ligações. Com tanta informação chegando a todo momento, fica cada vez mais difícil focar integralmente nas nossas atividades.
Uma vez vi um estudo que dizia que a maioria dos líderes gastavam pouco mais de 60% do seu tempo com demandas como e-mails, mensagens e reuniões. Estamos falando, então, que um líder não consegue dedicar nem 40% do seu tempo para liderar. E temos que estar cada vez mais atentos para mudar essa realidade. Nesse universo cada vez mais dinâmico, como dar conta de tudo que precisamos no trabalho e na vida pessoal?
Para ajudar nessa missão quase impossível, gosto muito da metodologia GTD (Getting Things Done), uma metodologia criada por David Allen, que ele aborda no seu livro “A arte de fazer acontecer”. David defende que devemos ter a “mente como a água” para atingirmos produtividade sem estresse. Isto é, nossa cabeça precisa estar livre de ideias e preocupações para que possamos conseguir ter foco e atenção plena no que importa. Afinal, como podemos nos concentrar na execução de determinada tarefa se nossa cabeça está sempre pensando no que estamos devendo ou na nossa próxima entrega?
E, para ter a mente como água, o primeiro passo é ter uma ferramenta para manter todo o inventário de ações que precisam ser feitas centralizadas em um só lugar, acessível de onde você estiver. Ultimamente tenho utilizado o ‘Asana’ para isso e tem sido muito positivo. Manter o meu inventário completo e atualizado é essencial para que eu não precise gastar energia pensando se estou esquecendo de algo.
Outro exercício diário que tento fazer – por mais desafiador que pareça – é praticar o mindfulness, isto é, ter atenção plena nos momentos em que decido estar, sejam eles pessoais ou corporativos. Se decidi comparecer a uma reunião, por mais atarefado que esteja, preciso da presença total da minha mente ali. Se preciso focar em outras entregas, é mais benéfico – para mim e para os demais envolvidos no compromisso - que eu cancele a reunião do que eu fique apenas de corpo presente, enquanto realizo outras múltiplas tarefas. O que muitos chamam de ‘multitasking’ aumenta a ansiedade, o estresse e pode reduzir a qualidade das atividades.
Por fim, a última dica que deixo para o aumento de produtividade: manejo de estresse e ansiedade. Para atingir melhores resultados, é essencial que você se conheça, entenda o que tira seu foco e sua tranquilidade. Praticar exercícios, fazer pausas ao longo da jornada de trabalho e ter uma rotina de sono adequada são hábitos que fazem a diferença!
Bom, o assunto é infinito quando falamos de gestão de tempo e de rotina, e as trocas do que funciona para cada um são sempre muito ricas. Espero que os compartilhamentos possam ser úteis para você e vai ser muito bacana poder aprender com vocês mais algumas dicas sobre esse tema! (Paulo Castellari Porchia)
